يعتبر القسم الأكاديمي أحد العناصر الأساسية المكونة لبناء الملحقية  و يقوم بالمهام المتعلقة بالأشراف على الطلبة ومتابعة سير دراستهم وتذليل الصعاب أمامهم وفق ما تتيحه  اللوائح و القوانين السائدة في بلد الدراسة. كما يعتبر القسم حلقة وصل بين جهة الابتعاث ووزارة التعليم العالي من جهة وبين الطالب والجامعة التي يدرس فيها من جهة أخرى.

- إجراءات القبول و التسجيل

بعد استلام الملحقية الثقافية للوثائق الخاصة بالطلاب المرشحين من قبل مختلف الجهات او الراغبين في الدراسة على نفقتهم الخاصة ، يتم مراجعتها ومن ثم اتخاذ ما يلزم بشانها سواء إيجاد القبول او انهاء اجراءات التسجيل بإرسال خطاب الضمان المالي للجامعة، ومن ثم إشعار جهة الابتعاث بما تم من اجراء.
عند حصول المرشح على قبول للدراسة تقوم الملحقية بإشعار جهة الابتعاث بذلك بهدف ابلاغ الطالب بموعد الالتحاق بالدراسة ومن ثم إشعار الملحقية ببيانات وصوله.

 - الطلبة القادمون الى بريطانيا من خلال مطار هيثرو يتم استقبالهم في المطار وتسكينهم بالفنادق اذا استدعى بقاؤهم المبيت. كما يتم اصطحابهم لمبنى الملحقية لاستكمال الإجراءات المالية والإدارية.
 - بالنسبة للطلبة الذين يصلون الى مقر دراستهم مباشرة دون المرور بلندن، فقد تستعين الملحقية بالطلاب العمانيين الدارسين في ذات المنطقة لاستقبال الطلبة الجدد ومساعدتهم في ترتيب امورهم .
 - يقدم الملحق او المشرف الأكاديمي في الملحقية الثقافية حال وصول الطالب المستجد شرحا عن أسلوب المعيشة والقوانين التي يستوجب اتباعها.

يقوم القسم بمتابعة سير دراسة الطلبة من خلال طلب التقارير الدراسية ودراستها ومن ثم احالتها لجهات الابتعاث. لذا ينبغي علي كل طالب التأكد من انه قد وقع على الاستمارة التي تخول المحلقية الإطلاع على تقاريره الدراسية . علما بانه يتم التواصل مع الطالب اذا استدعى وضعه الدراسي النقاش معه.